【新規取引トラブル防止】無駄を減らす「要件確認フォーマット」

ひとり会社では顧客との継続取引が大事です。ここでは新規取引先とのトラブルを防ぐ要件確認フォーマットと活用方法例を公開していきます。

実は、取引開始の基本さえ抑えておけば、トラブル発生リスクは抑えることができます。

実際に、私は要件確認フォーマットを作成してから、取引先と一緒に確認をすることで、認識齟齬によるトラブルは半減しました。

この記事では、「フォーマットが活躍する3つの理由、要件確認フォーマットの実例」などをご紹介していきます。

この記事を読み終えれば、新規取引時にチェックすべきことがわかり、準備もラクになります。結果、仕事の時短に繋がるので、別の業務に時間が使えるようになります。

要件確認フォーマットは”仕事の時短”になる

フォーマットをつくることは、仕事時間の時短に直結します。新規クライアントから提案書の作成依頼があれば、確認すべきことは多数あります。例えば、

• 提案書の目的、用途
• 提案書が満たす要件
• 提案書形式
• 納期
• 費用

これ以外にも「提案書（成果物）イメージ」「チェック回数」「支払いサイクル」などがあります。これらの項目を毎回考えて確認していくのは、非常に非効率ですし、抜け漏れが発生してしまう可能性もあります。ここで活躍してくれるのが、「要件確認フォーマット」です。フォーマットに従ってヒアリングをしていけば、抜け漏れなく情報を確認できるので、確認項目を思い出す必要はなくなり、時短につながります。

新規取引でフォーマットが活躍する3つの理由

めでたく新規取引先（新規クライアント）とお仕事できる機会をいただきました。このチャンスは大切にしたいですよね。ひとり会社では新規顧客を継続顧客（リピート顧客）に育てることが、生存戦略の1つです。限られた時間を新規開拓だけに奪われてしまうと、時間が幾らあっても足りません。

なので、新規顧客に満足してもらい、次に繋げていく。そのサイクルをつくるには、初回取引時にクライアントが満足いく成果物を収め、「また仕事を頼みたい」と思ってもらう必要があります。その第一歩として、フォーマットが活躍するというわけです。

ここでは、要件確認フォーマットが活躍する3つの理由について説明します。

1. 新規取引先の信頼を得て継続顧客にしよう
2. 納品物の修正を繰り返しても売上は増えない
3. 最悪、取引先が支払いを渋るケースも

新規取引先の信頼を得て継続顧客にしよう

前述の通り、ひとり会社では既存顧客を増やしていくことが大切です。既存顧客との付き合いが長くなると紹介案件も増え、自ら新規取引先の開拓は不要になります。ご紹介いただいた新規取引先の期待に答え、またリピートしてもらう（既存顧客化）サイクルができれば売上は安定します。

新規取引をリピート化する上で大切なのは、初回取引です。初回取引で満足いく成果を上げなければ、次に発注されることはないでしょう。ただ、初回取引だからこそ難しいと感じるのは、相手の求めていることが掴めないケースです。私に期待していること、目的、内容、成果物、費用感…。どこまで求めている？何を期待している？これらの疑問をフォーマットを用いて解決しています。

相手が求めている成果物の基準（期待値）がわかることで、こちらがやるべきこともわかる。そして、満足度の高い納品物を収めることで、次回もお仕事をしたいと思っていただく。このサイクルが大切です。

納品物の修正を繰り返しても売上は増えない

フォーマット活躍理由の2つ目、無駄を防ぐ。

納品物のイメージがずれていた場合、クライアントから修正指示が来ます。軽微であればよいですが、大幅な修正だった場合、手直し工数が膨大に発生し、時間が奪われてしまいます。そうなると、時間単価はどんどん下がる。売上・利益効率がとても悪くなる。極端な例ですが、下記2パターンをご覧ください。

A：10万円で依頼された仕事を10時間で納品（時給単価1万円）
B：10万円で依頼された仕事を50時間で納品（時給単価2千円）

皆さん、Aの方がよいですよね？納品物に対する修正指示が増えると、Bに近づいていく。時給単価1万円が数千円に下がる。結局は忙しくて儲からない。

そうならないよう、最初に要件を確認しておくことが大切です。私の体験で恐縮ですが、結構ふわっとしたオーダー、ファジーな要件は多いんです。「あうんの呼吸」「よしなにやってほしい」「言わなくてもわかるでしょ」言語化を避けるタイプの方ですね（皆さん忙しいので仕方はないですが）。リピート顧客になれば、相手が求める基準は掴めていくので問題にならないのですが、新規取引だとまだわからない。

例えば、クライアントから「名古屋から北の都市に集合」と声がかかります。
私は「北の都市といえば北海道でしょ」
一方、クライアントは「北の都市といえば東京だろう！戻ってこい！！」
それなら、最初からいってよ・・・極端ではありますが、最初に要件を確認しておけば無駄は防ぐことができました。

最初から要件は確認する、すべて言語化させることは難しいかもしれませんが、大事なポイントだけでも抑えておく。フォーマットがあれば、両社で確認しながら会話ができるのでラクです。

最悪、取引先が支払いを渋るケースも

活躍理由3つ目、取引先が支払いを渋る（恐ろしい…）

私は経験ありませんが、要件を満たしていないから減額など不利益な変更を迫るケースもあるようです。余程のことがなければ、支払いまで渋るケースはないと思いますが…

ただ、企業とのトラブル原因に支払い遅延や減額、またフリーランスの7割が報酬未払いになった経験ありと回答しています。意外と身近な問題なのかもしれません。

いずれにせよ、要件を満たせていないことで、クライアント側は不満足だと思います。そうなると、リピートに繋がる可能性は下がります。なので、最初から満足のいく納品ができるよう、要件を確認しておきましょう。

あと、口頭約束だと自分が都合よく記憶しがちです。水掛け論を防ぐためにも、書面なりで要件は残しておきたいです。

【ダウンロード可】要件確認フォーマットを公開

ここからは、実際に私が使用しているフォーマットを記載します。これはあくまでも、私が使うことで効果を発揮するもので、皆さんにとってベストではないかもしれません。それでも、参考にはなると思うので、自分なりにカスタマイズして使用してみてください。

名称/業務内容/業務目的

• 名称：新規取引先から依頼された業務の呼び名
• 業務内容：依頼業務を端的に表した内容を入力
• 業務目的：取引先が依頼した業務の背景を理解します。「何のため」に利用していくかを知り、取引先が使いやすい（知りたいこと）を準備します

作業項目/業務詳細

• 作業項目：業務目的を細分化し、作業の全体像を示した見出し

• 業務詳細：さらに作業項目を細分化し、業務を具体化。ここで業務全体像を確認しておくことで、取引先との「認識の相違（ズレ）」を防ぎます。認識の相違は結構厄介で、お互いが同じ言葉を見て、話しても、それぞれが異なる解釈をしてしまうケースがあります。なので、業務詳細の段階で納品物の内容（資料内に含める内容）を確認しておきましょう

制約/注意事項・納品形式

• 制約/注意事項：資料作成にあたり考慮すべきこと、できないこと（やりたくないこと）を把握しておきます。例えば、マーケティング戦略立案を依頼された場合、クライアント側の会社状況によって「できる施策/できない施策」は変わります。事前に把握しておけば、戦略を考える際に無駄に調べること、考えることを減らすことができます

• 納品形式：納品物を収める形式を確認します。例えば、内容だけでよいのか、それとも内容に加えてデザイン性まで求めるのか。また、資料作成なら「パワーポイント」「Googleスライド」、フォント形式、サイズ、デザイン性など、作業範囲を確認します

作業場所/作業期間/確認者

• 作業場所：常駐の有無、定例会議の有無など、作業上の制約を確認します

• 作業期間：納品までの期間、取引先と握っておきたい事項を書いておきます。私は作業期間だけでなく、修正回数と修正指示のタイミングも入れてます。これがあることで、無制限の修正対応を防ぐことができます

• 確認者：チェック人数とフローを確認します。依頼者だけが確認するのか、依頼者の上位者まで確認が入るのか、確認者が増えれば作業期間や指摘事項も増える可能性があります。私は確認者の数で仕事時間に余裕をもたせるようにしています

価格/支払い条件/契約関連/その他

• 価格：税込、税抜はしっかりと確認。数千～数十万変わるケースもあります

• 支払い条件：取引先によって支払いサイクルは異なるので確認。できるだけキャッシュは早くもらえるように設定。金額が大きい取引なら、着手金・企画費用など細分化させて、支払いをお願いするケースもあります

• 契約関連：書面締結の有無。発注書ベースだけでよいのか、取引に関する基本契約書を締結するのか、書面の有無も事前確認します

• その他：最後、取引先に伝えておきたい内容を書いておきます。私は要件以外の作業については、別途見積、契約の一文は入れてます。なんとなく安心なんです。

フォーマットダウンロードはこちら

今回ご紹介したフォーマットは下記からダウンロードができるので、ぜひご活用ください。

※Googleスプレッドシートです。左上ファイル→ダウンロードからEXCELなど選択ください

001_初回キックオフ

001_初回キックオフ 項目,概要 名称 業務内容 業務目的 作業項目 業務詳細 制約/注意事項 納品形式 作業場所 作業期間 確認者 価格（税抜） 支払い条件 契約関連 その他

docs.google.com

まとめ：フォーマットで認識齟齬を減らす

上記で紹介した「要件確認フォーマット」を活用していただくと、新規取引の確認事項で悩みは減り、抜け漏れもなくなり時短もできます。

最後にもう一度フォーマットの目的を確認しておきましょう。

1. 新規取引先の信頼を得て継続顧客にしよう
   • ひとり会社ではリピート顧客が超大切
   • 初回取引で「また仕事をしたい」と思ってもらう
2. 納品物の修正を繰り返しても売上は増えない
   • 修正しても売上は1円も増えず、時給単価は下がるだけ
3. 最悪、取引先が支払いを渋るケースも
   • 口頭約束だと水掛け論になり、最悪減額や支払い渋る人もいる

フォーマット項目のすべてを書く必要はありませんが、手元にあるだけで、確実に抜け漏れはなくなるのでぜひ活用してみてください。

最後まで読んでくださり、ありがとうございました。